E-Rechnung: Was 2027 und 2028 auf Ihr Unternehmen zukommt

Die E-Rechnung ist keine Ankündigung mehr, sie ist längst Alltag. Was viele Betriebe unterschätzen: Empfangen und Versenden sind zwei verschiedene Paar Schuhe, und für das Versenden läuft die Übergangszeit gerade ab.

Empfangen: gilt schon seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe und unabhängig davon, ob Sie selbst schon elektronisch fakturieren. Wer heute noch keine strukturierte Rechnung annehmen, lesen, prüfen und revisionssicher aufbewahren kann, ist bereits im Rückstand.

Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das maschinell auslesbar ist.

Versenden: 2027 und 2028 wird es ernst

Beim Ausstellen von Rechnungen gilt eine gestaffelte Frist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen elektronisch versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle, ohne Ausnahme und unabhängig vom Umsatz.

• Seit 1.1.2025: alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
• Ab 1.1.2027: Versandpflicht bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz
• Ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle im B2B-Bereich

Für die meisten kleinen Betriebe heißt das: Die Schonfrist reicht bis Ende 2027. Das klingt nach viel Zeit, ist es aber nicht, wenn Rechnungsvorlagen, Software und Ablage umgestellt werden müssen.

Was das für die Buchhaltung bedeutet

Die Umstellung betrifft nicht nur das Programm, mit dem Sie Rechnungen schreiben. Sie betrifft den ganzen Weg eines Belegs: Wie kommt die Rechnung herein, wie wird sie geprüft, wie wird sie verbucht, wie wird sie aufbewahrt. Genau an dieser Kette arbeiten wir täglich.

• Rechnungsausgang: Kann Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?
• Rechnungseingang: Landen strukturierte Rechnungen zuverlässig bei uns, statt im Postfach zu versanden?
• Aufbewahrung: Wird das strukturierte Original archiviert, nicht nur ein Ausdruck oder eine Bildschirmkopie?
• Prüfung: Wer schaut sachlich drauf, bevor gebucht wird?

Was Sie jetzt sinnvollerweise tun

Warten Sie nicht bis Dezember 2027. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Rechnungsprogramm die Formate überhaupt beherrscht, und klären Sie mit uns, wie die Belege künftig zu uns kommen. Wer den Belegfluss ohnehin digitalisiert, erledigt die E-Rechnung fast nebenbei.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Betrieb gerade steht. Wir schauen uns den Ist-Zustand an und sagen Ihnen, was wirklich zu tun ist.