Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

EMAK Business Consulting GmbH
Richard-Wagner-Str. 14
67549 Worms
Telefon: 06241 9793661
E-Mail: info@emak-bc.de

Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftanbieter aufgebaut.

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden vom Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet (unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb.

Die Website wird gehostet von der Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Die Auslieferung erfolgt über Server in Frankfurt am Main. Mit Vercel besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die Zertifizierung von Vercel unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Die Zugriffsdaten werden gelöscht, sobald sie für den Betrieb und die Sicherheit der Website nicht mehr erforderlich sind. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt, und wir ziehen aus ihnen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Formular eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Thema und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Anfragen, aus denen kein Auftrag und keine weitere Korrespondenz entsteht, löschen wir, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Führt die Anfrage zu einer Geschäftsbeziehung, bewahren wir den Schriftwechsel so lange auf, wie es die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten verlangen. Danach werden die Daten gelöscht.

Für die Zustellung der Formularanfragen an unser Postfach setzen wir den Versanddienst Resend ein, betrieben von der Plus Five Five, Inc., USA. Die von Ihnen im Formular angegebenen Daten werden dorthin übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung findet überwiegend in den USA statt.

Mit Resend besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Modul 2, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) einbezieht. Ergänzend ist der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht Resend unter resend.com/legal/subprocessors.

Kontakt über WhatsApp

Auf unserer Website finden Sie einen Link, über den Sie uns per WhatsApp schreiben können. Der Link stellt für sich genommen noch keine Verbindung her: Erst wenn Sie ihn anklicken, öffnet sich WhatsApp und es werden Daten an den Betreiber übertragen.

Betreiber ist die WhatsApp Ireland Limited. Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet der Anbieter unter anderem Ihre Mobilfunknummer, die Nachrichteninhalte und Nutzungsdaten nach seinen eigenen Bestimmungen. Eine Übermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, ist dabei nicht ausgeschlossen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Rechtsgrundlage für die Kommunikation mit uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch das Anschreiben erteilen. Wenn Sie das vermeiden möchten, nutzen Sie bitte das Kontaktformular, das Telefon oder die E-Mail.

Buchhaltungssoftware für unsere Mandanten

Für die laufende Buchhaltung unserer Mandanten betreiben wir eine eigene Software. Mandanten laden dort Belege hoch oder schicken sie per WhatsApp; die Software liest sie aus, wir prüfen und buchen sie und übergeben die Buchungen an die Buchhaltungssoftware.

Für die Daten unserer Mandanten und ihrer Ansprechpartner als Vertragspartner (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugang zur Software) sind wir verantwortlich. Rechtsgrundlage ist der Vertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Inhalte der Belege und Kontoauszüge, etwa Namen von Lieferanten, Kunden oder Beschäftigten auf einer Rechnung, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Mandanten auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Daten ist der Mandant. Wenden Sie sich mit Fragen zu solchen Daten bitte an ihn; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter.

Die Anmeldung erfolgt mit einem Einmalcode, der nur verschlüsselt gespeichert wird und nach zehn Minuten verfällt. Nach der Anmeldung setzt Ihr Browser ein Cookie, das Sie angemeldet hält. Es dient keiner Auswertung und keiner Werbung und ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Belege und Kontoauszüge

Wir legen jeden Beleg unverändert ab und erfassen daraus die für die Buchhaltung nötigen Angaben: Rechnungssteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, einzelne Posten und Bankverbindungen. Aus Kontoauszügen übernehmen wir die Umsätze mit Datum, Betrag, Gegenseite, IBAN und Verwendungszweck und ordnen sie den Belegen zu. Jede Änderung wird mit Zeitpunkt und Bearbeiter protokolliert, damit Buchungen nachvollziehbar bleiben. Die Daten verschiedener Mandanten sind in der Datenbank technisch voneinander getrennt.

Belege per WhatsApp

Mandanten können Belege an unsere WhatsApp-Nummer 06241 9793661 schicken. Anders als beim Kontakt-Link oben empfangen wir diese Nachrichten mit unserer Software über die WhatsApp Business Platform. Angenommen werden nur Nachrichten von Handynummern, die ein Mandant bei uns freigegeben hat. Verarbeitet werden die Telefonnummer, der WhatsApp-Profilname, das Bild oder PDF, eine Bildunterschrift oder kurze Nachricht und die Zeitpunkte. Als Bestätigung senden wir eine Reaktion, eine Lesebestätigung und eine kurze Zeile, was gelesen wurde.

Von Nummern, die nicht freigegeben sind, speichern wir keine Inhalte. Sie erhalten höchstens einmal am Tag einen Hinweis, sich an uns zu wenden.

Die Nachrichten laufen über die Server von Meta. Betreiber ist die WhatsApp Ireland Limited. Meta verarbeitet dabei Daten auch nach eigenen Bestimmungen; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Sie stützt sich auf die Zertifizierung von Meta unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Mandanten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Den WhatsApp-Weg müssen Sie nicht nutzen: Belege lassen sich jederzeit auch direkt in der Software hochladen.

Aufnahme neuer Mandanten per WhatsApp

Neue Mandanten können ihre Stammdaten per WhatsApp angeben. Dazu erhalten sie von uns einen persönlichen Einladungscode, der 14 Tage gilt und nur einmal verwendet werden kann. Ein digitaler Assistent stellt die Fragen (etwa zu Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung für Erstattungen und Art der Umsätze) und liest auf Wunsch Fotos von Steuerbescheid oder Kontoauszug aus. Ausgelesene Werte werden erst gespeichert, wenn der Mandant sie bestätigt hat. Dafür werden die Nachrichten und der Text der Fotos mit den unten genannten Diensten verarbeitet. Nach Ausweis, Passwörtern oder Zugangsdaten fragt der Assistent nicht, und er gibt keine steuerlichen Auskünfte. Alle Angaben prüfen wir, bevor wir mit ihnen arbeiten. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Durchführung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Automatisches Auslesen der Belege

Damit Belege nicht abgetippt werden müssen, lassen wir sie automatisch auslesen. Für die Texterkennung geht die Belegdatei an die Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Für die Einordnung geht der erkannte Text eines Belegs an ein Sprachmodell über Amazon Bedrock, einen Dienst der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Ist ein Beleg schlecht lesbar oder seine Einordnung unsicher, geht dafür auch das Bild des Belegs an dieses Sprachmodell.

Die Ergebnisse sind Vorschläge. Ob gebucht wird, entscheiden feste Regeln unserer Software und im Zweifel eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter. Eine automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Daten werden nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.

Speicherdauer in der Buchhaltungssoftware

Belege, Buchungen, Kontoauszüge und das zugehörige Protokoll bewahren wir so lange auf, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Mandanten verlangen (§ 147 AO, § 257 HGB; je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre). Danach werden sie gelöscht, soweit der Mandant sie nicht zurückerhält. Die WhatsApp-Nachricht zu einem Beleg teilt die Frist des Belegs. Zugangsdaten löschen wir mit dem Ende des Vertrags.

Reichweitenmessung

Zur Reichweitenmessung setzen wir Vercel Analytics ein, einen Dienst der oben genannten Vercel Inc. Das Verfahren arbeitet cookielos: Es werden keine Cookies gesetzt und keine geräteübergreifenden Profile gebildet. Die Messung wird erst geladen, nachdem Sie beim ersten Besuch aktiv zugestimmt haben. Ohne Ihre Zustimmung verlässt keine Anfrage an den Dienst Ihren Browser. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß.

Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung

Damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen, hinterlegen wir Ihre Entscheidung aus dem Einwilligungsbanner unter dem Eintrag emak-consent-v1 im lokalen Speicher Ihres Browsers. Gespeichert wird ausschließlich, ob Sie zugestimmt oder abgelehnt haben, keine Kennung und kein Merkmal, das auf Sie verweist. Der Eintrag bleibt erhalten, bis Sie ihn über die Cookie-Einstellungen ändern oder die Daten Ihres Browsers löschen. Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil sie ausschließlich dazu dient, Ihre Entscheidung umzusetzen.

Kartendienst

Wir binden keine Karte in die Seite ein. Auf der Kontaktseite finden Sie lediglich einen Link, der Google Maps in einem neuen Tab öffnet. Solange Sie diesen Link nicht anklicken, entsteht keine Verbindung zu Google.

Klicken Sie ihn an, werden Ihre IP-Adresse und weitere Daten Ihres Browsers an den Anbieter übertragen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt nach den Bestimmungen von Google, auf die wir keinen Einfluss haben. Rechtsgrundlage für den Aufruf ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch das Anklicken erteilen. Die Anschrift finden Sie auf dieser Website auch ohne Kartendienst.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.